Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op contracten die afgesloten of vernieuwd zijn op of na 1 januari 2021. Voor contracten die afgesloten zijn voor die datum is de privacyverklaring onderaan deze pagina van toepassing.

Secure Logistics hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en daarom behandelen en beveiligen wij persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

Onderdeel daarvan is dat wij:

via deze privacyverklaring duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor die doeleinden;
persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk;
persoonsgegevens verwerken ter uitvoering van de community doelstellingen en toestemming aan betrokkenen vragen in gevallen waarin deze toestemming vereist is;
passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
Wil je weten welke gegevens wij verwerken? Onder het kopje Algemeen vind je informatie over hoe we omgaan met je persoonsgegevens. Meer verdiepende informatie vind je door te scrollen naar de juiste doelgroep.

Algemeen

Kaartgebruiker

XS-ID Houder en Kaarthouder

Kaartacceptant

Algemeen

Informatiebeveiliging

Secure Logistics neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan en is in het bezit van het ISO27001 certificaat. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Customer Service of via info@secure-logistics.nl.

Communicatie met Secure Logistics

We verwerken je persoonsgegevens wanneer je contact opneemt met Secure Logistics. Dit kan telefonisch zijn, maar ook als wanneer je ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, gebruik maakt van de chatfunctie, meedoet aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, gebruik maakt van onze websites, je aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via social media benadert.

Als je een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens de je ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van jouw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Nieuwsbrief

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij klanten en geïnteresseerden informeren over ontwikkelingen in relatie tot de XS-ID community, producten en/of diensten en Secure Logistics. Wil je deze nieuwsbrief ontvangen dan wordt je e-mailadres met jouw toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Klanten ontvangen de nieuwsbrief automatisch. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee je je kunt afmelden.

Cookies

Onze website bevat artikelen en video's die gedeeld kunnen worden via social media. Voor de cookies die onze derde partijen plaatsen en de mogelijke data die zij verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen website daarover geven. Deze verklaringen kunnen regelmatig wijzigen. Secure Logistics heeft daar geen invloed op.

Delen met anderen

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden geschiedt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verzameld of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Onder geen beding verkoopt Secure Logistics jouw gegevens aan derden. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.

Minderjarigen

Secure Logistics heeft niet de intentie om informatie te verwerken noch gegevens te verzamelen over personen die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij met toestemming van ouders of voogd. Als jij er van overtuigd bent dat wij informatie verwerken of zonder genoemde toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via fg@secure-logistics.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Secure Logistics behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy- en cookiebeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Secure Logistics een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop Secure Logistics jouw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website(s) en in nieuwsbrieven.

Kaartgebruiker

Bij het afsluiten van een abonnement voor een XS-ID (digitale identiteit) of een XS-Key (smartcard met daarop XS-ID) worden je persoonsgegevens verwerkt. De aanvraag van een XS-ID en/of XS-Key en het aanleveren van gegevens verloopt via je werkgever. Op basis van de aangeleverde en door jou gecontroleerde gegevens halen wij aanvullende informatie op bij certificaat- en diplomaregisters. Dit doen we door middel van beveiligde koppelingen.

Doeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Jou met behulp van onze dienstverlening in staat te stellen je identiteit te laten verifiëren om toegang krijgen tot locaties, processen of systemen waarbij je de acceptant tevens inzicht kan geven in door jou gevolgde trainingen en door jou behaalde diploma’s en certificaten.
Om jou als medewerker/contactpersoon van de kaarthouder toegang te verstrekken tot een omgeving waarbinnen XS-Keys kunnen worden beheerd.
Om met jou te communiceren. Dit contact kan telefonisch, maar ook wanneer je ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, gebruik maakt van de chatfunctie, meedoet aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, gebruik maakt van onze websites, je aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via social media benadert;

Grondslagen

Verwerking van je persoonsgegevens kan op grond van de volgende grondslagen:

Toestemming van de betrokkene
Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is
Noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Secure Logistics, of een derde

Verwerkingen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens die wij verwerken:

NAW-gegevens, geslacht, geboortedatum, geboorteland, nationaliteit, documentnummer identiteitsdocument, gegevens over jouw werkgever, gegevens over door jou gevolgde trainingen/opleidingen bij aangesloten registers, mailadres en telefoonnummer.

Bijzondere persoonsgegevens die wij verwerken

Secure Logistics verwerkt de volgende bijzondere persoonsgegevens:

Biometrische gegevens

Wanneer jouw werkgever een XS-Key heeft aangevraagd, dan kun je deze activeren bij een van de aangesloten activeerpunten. Tijdens dat activeren wordt een biometrische template gemaakt. Dit geschiedt op basis van het aderpatroon van je linker middelvinger en/of het volume van jouw hand. Deze template is geen afbeelding, maar een cijfermatige code die niet terug te vertalen is naar het oorspronkelijke biometrische kenmerk. De template slaan we met extra beveiliging op in de chip van jouw XS-Key, nergens anders. Doordat de template alleen op de XS-Key is opgeslagen, kun je deze eenvoudig zelf vernietigen, namelijk door het doorknippen van de chip op de kaart. Alleen met de apparatuur en software van Secure Logistics is het mogelijk om toegang te verkrijgen tot de template. Verwerkingsverantwoordelijke is Secure Logistics. In sommige gevallen geschiedt activeren in gezamenlijkheid met de acceptant.

Pasfoto

Voorafgaand aan het activeren van de XS-Key vragen wij je om een pasfoto. Deze foto wordt geprint op de XS-Key, zodat identificatie ter plaatse door medewerkers van de locatie mogelijk blijft (niet overal op het terrein zijn immers lezers/scanners voor handen). De pasfoto wordt ook gebruikt ten behoeve van persoonsverificatie via de XS-Key Portal.

Verificatie ID-bewijs

Ben je eenmaal in het bezit van een XS-Key dan hoef je bij veel organisaties geen identiteitsbewijs meer te overleggen om toegang te verkrijgen. Zo laat je minder kwetsbare persoonsgegevens achter. Om dat mogelijk te maken controleren wij jouw identiteitsbewijs op echtheid. Deze controle geschiedt in overeenstemming met eerdere uitspraken van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bewaartermijnen

Op basis van afspraken met Kaarthouders en Kaartacceptanten hanteert Secure Logistics ten aanzien van de verzamelde persoonsgegevens de volgende bewaartermijnen:

Persoonsgegeven	Bewaartermijn
Aanmaakdatum	2 jaar na stopzetten kaart
Verwerkingsdatum	2 jaar na stopzetten kaart
Gewenste expiratiedatum	3 maanden na stopzetten kaart
Gewenste begindatum	Na activatie kaart verwijderen
Type ID	3 maanden na stopzetten kaart
ID-nummer	3 maanden na stopzetten kaart
Verloopdatum ID-Bewijs	3 maanden na stopzetten kaart
PassPhoto File	3 maanden na stopzetten kaart
Initialen	2 jaar na stopzetten kaart
Tussenvoegsel	2 jaar na stopzetten kaart
Achternaam	2 jaar na stopzetten kaart
Talen	2 jaar na stopzetten kaart
Nationaliteit	2 jaar na stopzetten kaart
Geboorteplaats	2 jaar na stopzetten kaart
Geboorteland	2 jaar na stopzetten kaart
Geboortedatum	2 jaar na stopzetten kaart
Card Status	3 maanden na stopzetten kaart
Functie	2 jaar na stopzetten kaart
RequestType (expiration, change, new)	2 jaar na stopzetten kaart
Request Status	2 jaar na stopzetten kaart
Card Type	3 maanden na stopzetten kaart
Card UserID	2 jaar na stopzetten kaart
Company	3 maanden na stopzetten kaart

Het verkrijgen van toegang met de XS-Key of via de XS-Key Portal

Wanneer je de XS-Key gebruikt om toegang te krijgen tot een locatie dan verstrek je een aantal gegevens aan de Kaartacceptant (=de organisatie van het terrein dat je betreedt). In de meeste gevallen gaat het om de volgende gegevens:

Jouw User-ID
De naam en het nummer van het bedrijf dat de kaart heeft aangevraagd.
Jouw voorletters en achternaam
Het Mifare nummer dat hoort bij de XS-Key
Het type van de XS Key dat wordt aangeboden, bijvoorbeeld CargoCard.
Het EAN nummer
De Uitgiftedatum van de XS-Key
De expiratiedatum van XS-Key

Op onze website zie je per acceptant welke persoonsgegevens je deelt met je XS-Key om toegang te krijgen tot het terrein.

Truckparking/Truckwashes

Je kunt de XS-Key gebruiken om diensten af te nemen bij verschillende truck parkings (o.a. Maasvlakte Plaza) en Truckwashes. Je verstrekt daarmee gegevens aan de exploitant. De exploitant zal jouw gegevens, inclusief gegevens over transacties op zijn beurt verstrekken aan Secure Logistics, om zo facturering mogelijk te maken. De transacties worden vermeld op de door Secure Logistics gestuurde factuur.

Inzage, correctie en verwijdering

Wil je weten welke gegevens wij van jou hebben opgeslagen (recht van inzage) of wil je een beroep doen op een ander privacyrecht, dan kun je een verzoek daartoe indienen bij de verwerkingsverantwoordelijke (degene die op grond van de AVG verantwoordelijke is voor de verwerking van je gegevens). Recentelijk is op dit punt een aanpassing doorgevoerd:

Voor contracten die zijn afgesloten of vernieuwd vanaf 1 januari 2021 is Secure Logistics verwerkingsverantwoordelijke. Voor contracten die eerder zijn afgesloten is doorgaans de werkgever verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een nieuwe overeenkomst is afgesloten. Is het je niet duidelijk wie verwerkingsverantwoordelijke is voor de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met Secure Logistics. Dit kan via FG@secure-logistics.nl.

Klachten

Heb je klachten over het gebruik van jouw persoonsgegevens? Je wendt je dan in eerste instantie tot de Kaarthouder of de Kaartacceptant (afhankelijk van de verwerking waarop jouw klacht betrekking heeft). Daarnaast kan het helpen ook de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics in te schakelen. Doe dat altijd in overleg met de Kaarthouder of Kaartacceptant. Dit kan via FG@secure-logistics.nl.

Word jouw klacht niet naar tevredenheid opgelost dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens binnen Nederland. Meer informatie is te vinden op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens.

Vragen

Heb je vragen over het gebruik van jouw gegevens binnen het XS-Key Systeem en lukt het je niet om de juiste persoon te vinden of het juiste antwoord te krijgen? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.

XS-ID Houder en Kaarthouder

Wanneer je als organisatie met Secure Logistics een contract aangaat

Doeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verzameld, nl;

Het sluiten van een overeenkomst, en het traject dat daaraan voorafgaat
Het controleren van jouw kredietwaardigheid wanneer je als klant XS-ID’s en/of XS-Keys wilt aanvragen
Het beheren van jouw abonnement
Het factureren van de geleverde dienstverlening
Het verzenden van onze nieuwsbrief en serviceberichten om jou en jouw medewerkers te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
Het onderhouden van contact. Dit contact kan telefonisch zijn maar hieronder verstaan wij ook als je ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, gebruik maakt van de chatfunctie, meedoet aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, gebruik maakt van onze websites, inlogt op je account, jij je aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via sociale media benadert
Het verder verbeteren van onze dienstverlening
Het realiseren en borgen van een passend betrouwbaarheidsniveau om met de XS-ID dienstverlening een betrouwbaar en integer toegangsproces te faciliteren.
Om de XS-ID dienstverlening (waaronder CargoCard, Digital Safety Passport en PortKey) te leveren ten behoeve van onze klanten, zoals:
het verstrekken van toegang aan medewerkers tot een omgeving waarbinnen XS-ID’s en XS-Keys kunnen worden beheerd
het aanmaken van XS-ID’s en het produceren van XS-Keys om zo verificatie van personen mogelijk te maken, en daarmee het logistieke proces en/of de toegangsregistratie op het terrein van een Kaartacceptant te kunnen automatiseren.
het bewaren en beschikbaar maken van persoonsgegevens om daarmee verificatie van personen en de door hun gevolgde trainingen en instructies mogelijk te maken.
het afhandelen van de betaling wanneer de XS-ID wordt gebruikt voor toegang tot een betaalde parkeerplaats of andere dienst.
Grondslagen op basis waarvan wij je gegevens verwerken

Grondslagen

Verwerking van je persoonsgegevens kan op grond van de volgende grondslagen:

Toestemming van de betrokkene
Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is
Noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Secure Logistics, of een derde

Verwerkingen van persoonsgegevens

Het afsluiten van een contract waarmee je toegang krijgt tot XS-ID Online (voorheen Secure Online) kan alleen wanneer een tekenbevoegde van de organisatie beschikt over een XS-ID. Heb je nog geen XS-ID? Vraag deze dan via de website van Secure Logistics. Vervolgens kun je online je bedrijfsprofiel aanvullen. Het gaat om de volgende gegevens: KVK-nummer, bedrijfsnaam, postadres, telefoonnummer, land, voertaal, informatie over de NIWO-transportvergunning (alleen voor het aanvragen van CargoCards).

Aanvragen XS-ID

Het aanvragen van een XS-ID verloopt via de XS-ID Intake App. Als onderdeel van de aanvraagprocedure vragen wij je medewerking bij het verifiëren van je identiteit.

Je wordt hierover op de hoogte gesteld in een e-mail van Secure Logistics. Deze e-mail ontvang je wanneer jij je als tekenbevoegde hebt geregistreerd op de website van Secure Logistics om een contract af te sluiten, of wanneer jouw werkgever je daartoe heeft uitgenodigd.

Tijdens het intake proces wordt je op enig moment gevraagd een “selfie” te maken. Deze wordt vergeleken met de foto uit je ID-bewijs. De XS-ID Intake App heeft zich bewezen als een geschikt en veilig middel. Alle acties worden lokaal je telefoon uitgevoerd, zodat niemand toegang krijgt tot je gegevens en je foto. Er is geen sprake van een “document trail’: na afronding van de aanvraag worden er geen gegevens in de app bewaard. Je ontvangt vooraf een overzicht zodat je precies kunt zien welke gegevens je verstuurt aan Secure Logistics. Zo weet je zeker dat je alleen de noodzakelijke gegevens aan Secure Logistics verstrekt. Voor het aanmaken van een XS-ID hebben wij de volgende gegevens van je nodig: telefoonnummer, naam, e-mailadres, geboortedatum, type ID-document, nummer ID-document, expiratiedatum ID-document, nationaliteit. Heb je vragen over de XS-ID Intake App? Neem dan contact op met customer service van Secure Logistics.

Een XS-ID aanvragen voor toegang tot XS-ID Online

Een XS-ID is persoonsgebonden. Ben je geen tekenbevoegde en wil je toegang tot XS-ID Online, dan moet je een eigen XS-ID aanvragen. Je ontvangt daarvoor een uitnodiging van je organisatie. De aanvraagprocedure is verder gelijk aan de hierboven beschreven procedure.

Gegevens die wij van jou als klant delen met derden

Vraag je een contract aan als XS-ID Houder dan delen wij je gegevens:

ten behoeve van de kredietbeoordeling en aanvullende controle. Hierbij worden de volgende gegevens betreffende uw organisatie geverifieerd bij Creditsafe: kredietwaardigheid, KVK-nummer, geregistreerde handelsnaam, tekenbevoegde.
om je vindbaar te maken voor koppeling binnen XS-ID Online
wanneer Secure Logistics een wettelijke verplichting heeft mee te werken aan een informatieverzoek van een Nederlandse of Europese opsporingsinstantie of toezichthoudende autoriteit

Bewaartermijnen

Accounts kunnen binnen het systeem verwijderd worden. Na deactivatie van het account zal Secure Logistics alle persoonsgegevens binnen drie maanden verwijderen. Een uitzondering geldt voor gegevens waarvoor Secure Logistics een wettelijke verplichting heeft deze langer te bewaren, bijvoorbeeld om te voldoen aan verplichtingen uit de belastingwetgeving.

Inzage, correctie en verwijdering

Voor contracten die zijn afgesloten met ingang van 1 januari 2021 is Secure Logistics verwerkingsverantwoordelijke. Voor contracten die eerder zijn afgesloten is doorgaans de werkgever verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een nieuwe overeenkomst is afgesloten. Is het je niet duidelijk wie verwerkingsverantwoordelijke is voor de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met Secure Logistics. Dit kan via FG@secure-logistics.nl.

Klachten

Heb je klachten over het gebruik van jouw persoonsgegevens? Je kunt dan contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics. Hij kan je klacht in behandeling nemen en – zo nodig - samen met je werkgever tot een oplossing komen. Dit kan via FG@secure-logistics.nl.

Word je klacht niet naar tevredenheid opgelost dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens binnen Nederland. Meer informatie is te vinden op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens.

Vragen

Heb je vragen over het gebruik van jouw gegevens binnen de XS-ID dienstverlening en lukt het je niet om de juiste persoon te vinden of het juiste antwoord te krijgen? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.

Kaartacceptant / Acceptant

Doeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verzameld, nl;

Het sluiten van een overeenkomst, en het faciliteren van een traject dat mogelijk leidt tot het sluiten van een overeenkomst.
Het afhandelen van jouw betaling.
Het verzenden van onze digitale nieuwsbrief en/of serviceberichten om je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
Wanneer je contact hebt met Secure Logistics. Dit contact kan telefonisch zijn maar hieronder verstaan wij ook indien je ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, gebruik maakt van de chatfunctie, meedoet aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, gebruik maakt van onze websites, inlogt op jouw account, je aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via social media benadert.

Verwerkingsverantwoordelijkheid

Als kaartacceptant ontvang je de gegevens direct van de kaartgebruiker (= de daadwerkelijke gebruiker van een CargoCard, DSP, of PortKey). Als kaartacceptant ben je in dat opzicht aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke. Deze verantwoordelijkheid deel je met Secure Logistics en daarover zijn aparte afspraken gemaakt en vastgelegd. Het kan voorkomen dat wij toegang krijgen tot gegevens van kaartgebruikers, bijvoorbeeld in het kader van een serviceverzoek. Deze gegevens verwerken wij dan ten behoeve van jou als kaartacceptant.

Inzage, correctie en verwijdering

Wil je weten welke gegevens wij van jou hebben opgeslagen (recht van inzage) of wil je een beroep doen op een ander privacyrecht, dan kun je een verzoek daartoe indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.

Klachten

Heb je klachten over het gebruik van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.

Wordt jouw klacht niet naar tevredenheid opgelost dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens binnen Nederland. Meer informatie is te vinden op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens.

Vragen

Heb je vragen over het gebruik van uw gegevens binnen het XS-Key Systeem en lukt het je niet om de juiste persoon te vinden of het juiste antwoord te krijgen? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Bij alles wat we doen staat de bescherming van persoonsgegevens centraal. Ook als het gaat om de XS-Key.

Privacybeleid XS-Key contract afgesloten voor 1-1-21

Privacybeleid XS-Key